Đăng kiểm xe cần những giấy tờ gì? Hướng dẫn chi tiết từ A-Z

Đăng kiểm xe là quy trình bắt buộc với mọi xe ô tô trước khi lưu thông trên đường. Vậy đăng kiểm xe cần những giấy tờ gì? Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sẽ giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo phương tiện đáp ứng đúng quy định pháp luật. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết các loại giấy tờ cần thiết, quy trình thực hiện cũng như những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục đăng kiểm cho xe ô tô.

Hiểu đúng về đăng kiểm xe ô tô

Đăng kiểm xe ô tô là quá trình kiểm tra định kỳ về tình trạng an toàn kỹ thuật và mức độ bảo vệ môi trường của phương tiện, do cơ quan chuyên môn có thẩm quyền thực hiện theo quy định của pháp luật Việt Nam. Cụ thể, theo Thông tư 16/2021/TT-BGTVT của Bộ Giao thông vận tải, đăng kiểm là việc kiểm tra, đánh giá lần đầu và định kỳ các tiêu chuẩn kỹ thuật, thiết bị an toàn (hệ thống phanh, lái, đèn, khung gầm, khí thải,…) để đảm bảo xe đáp ứng yêu cầu lưu thông và không gây ô nhiễm môi trường.

Việc đăng kiểm xe ô tô nhằm:

• Phát hiện sớm các hư hỏng tiềm ẩn, ngăn ngừa tai nạn do lỗi kỹ thuật của xe.
• Xe không đăng kiểm hoặc quá hạn sẽ bị xử phạt theo quy định của Nghị định 100 về xử lý vi phạm giao thông đường bộ.
• Kiểm tra lượng khí thải, góp phần giảm ô nhiễm không khí từ các phương tiện tham gia giao thông.

Đăng kiểm xe cần những giấy tờ gì?

Theo quy định tại Thông tư 16/2021/TT-BGTVT và hướng dẫn từ Cục Đăng kiểm Việt Nam, khi đi đăng kiểm, chủ xe cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau để thủ tục được thực hiện nhanh chóng và chính xác. Cụ thể:

Hồ sơ đi đăng kiểm xe ô tô cần chuẩn bị

Giấy đăng ký xe:

• Bản gốc giấy đăng ký xe.
• Hoặc bản sao giấy đăng ký xe kèm theo biên nhận của ngân hàng (nếu xe đang thế chấp).
• Hoặc bản sao giấy đăng ký xe có xác nhận của tổ chức cho thuê tài chính.
• Hoặc giấy hẹn cấp giấy đăng ký xe có hiệu lực.

Giấy chứng nhận bảo hiểm trách nhiệm dân sự bắt buộc: Bản chính còn hiệu lực.

Giấy chứng nhận kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường (tem kiểm định): Giấy và tem của lần kiểm định trước đó (với xe đã đăng kiểm).

Giấy tờ tùy thân của chủ xe: CMND/CCCD/hộ chiếu để đối chiếu thông tin.

Giấy tờ bổ sung tùy trường hợp

• Xe mới sản xuất, lắp ráp trong nước: Bản sao Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng.
• Xe mới cải tạo: Bản chính Giấy chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật & bảo vệ môi trường xe cơ giới cải tạo.
• Xe thuộc trường hợp miễn kiểm định: Bản cà số khung, số động cơ.
• Xe lắp thiết bị giám sát hành trình: Thông tin đăng nhập, mật khẩu và địa chỉ website quản lý thiết bị.
• Xe kinh doanh vận tải (biển vàng): Khai báo việc kinh doanh vận tải theo mẫu quy định.

Lưu ý:

• Xe nhập khẩu, xe thuộc diện đăng kiểm lần đầu, xe thanh lý, xe quân đội hoặc dự trữ quốc gia sẽ được hướng dẫn chuẩn bị các giấy tờ chứng minh nguồn gốc riêng biệt theo quy định từng trường hợp.
• Chủ xe cần mang theo bản chính các giấy tờ để đối chiếu khi nộp hồ sơ đăng kiểm.

Quy trình đăng kiểm xe ô tô chi tiết từ A-Z

Đăng kiểm xe ô tô là quá trình bắt buộc tại các trung tâm đăng kiểm trên cả nước nhằm kiểm tra, đánh giá và xác nhận xe đủ điều kiện an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường khi tham gia giao thông. Quy trình này được thực hiện khoa học, đúng thủ tục theo quy định hiện hành của Bộ Giao thông Vận tải. Các bước thực hiện đăng kiểm xe như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Chủ xe cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ: Giấy đăng ký xe (hoặc bản sao hợp lệ), Giấy chứng nhận bảo hiểm trách nhiệm dân sự còn hiệu lực, Giấy chứng nhận và tem kiểm định cũ (nếu có), cùng các giấy tờ bổ sung theo từng trường hợp (xe mới, xe cải tạo, xe kinh doanh vận tải…).

Bước 2: Đến trung tâm đăng kiểm và nộp hồ sơ

Đưa xe đến trung tâm đăng kiểm gần nhất, phù hợp với nơi cư trú hoặc đăng ký xe. Nhân viên sẽ kiểm tra và đối chiếu giấy tờ với dữ liệu quốc gia. Nếu hồ sơ thiếu hoặc sai sót, bạn sẽ được hướng dẫn bổ sung.

Một số trung tâm yêu cầu khai báo thông tin camera hành trình, thiết bị theo dõi (nếu đã lắp đặt). Trung tâm chỉ ghi nhận thông tin khai báo của chủ xe, không thực hiện kiểm tra kỹ thuật.

Bước 3: Đóng lệ phí đăng kiểm

Thanh toán các khoản phí theo quy định gồm phí kiểm định và phí cấp giấy chứng nhận kiểm định. Nhận phiếu thu, hóa đơn sau khi đóng phí. Lưu ý giữ lại các giấy tờ này để đối chiếu khi nhận kết quả.

Bước 4: Đưa xe vào kiểm tra kỹ thuật

Xe được đưa vào khu vực kiểm định, đăng kiểm viên tiến hành kiểm tra từng bộ phận, hệ thống như phanh, lái, đèn, lốp, gầm xe, khí thải, tiếng ồn, … theo quy trình chuẩn. Kết quả kiểm tra được ghi nhận và lưu vào hệ thống, nếu phát hiện lỗi hoặc hư hỏng, chủ xe sẽ được thông báo cụ thể để sửa chữa.

• Trường hợp xe không đạt, bạn được hướng dẫn khắc phục và hẹn lịch kiểm tra lại.
• Trường hợp xe đạt sẽ tiến hành các thủ tục tiếp theo để nhận giấy chứng nhận, tem kiểm định mới.

Bước 5: Nhận kết quả và hoàn tất thủ tục

Nếu xe đạt yêu cầu, chủ xe nhận Giấy chứng nhận kiểm định và tem kiểm định mới được dán lên xe. Giấy tờ này là cơ sở pháp lý để xe tiếp tục lưu thông trên đường. Nếu xe không đạt, chủ xe nhận lại giấy tờ, hóa đơn và thông báo lỗi để sửa chữa, đăng kiểm lại.

Lưu ý: Giữ lại tất cả giấy tờ, hóa đơn để phục vụ cho lần đăng kiểm tiếp theo hoặc khi cần thiết.

Lệ phí đăng kiểm xe mới nhất

Lệ phí đăng kiểm xe ô tô năm 2025 được Bộ Tài chính ban hành theo Thông tư 55/2022/TT-BTC và các cập nhật mới nhất, áp dụng cho từng loại xe và mục đích sử dụng. Chủ xe cần lưu ý, lệ phí đăng kiểm gồm phí kiểm định và phí cấp giấy chứng nhận kiểm định. Tùy theo loại phương tiện, mức phí này sẽ có sự khác biệt rõ ràng.

Bảng lệ phí đăng kiểm xe ô tô năm 2025

Lưu ý:

Mức phí kiểm định trên chưa bao gồm các khoản phí phụ như:

• Phí bảo hiểm trách nhiệm dân sự bắt buộc (~437.000 – 1.850.000 VNĐ/năm tuỳ loại xe).
• Phí bảo trì đường bộ (khoảng 1.560.000 VNĐ/năm với xe con).
• Phí kiểm định khí thải (100.000 – 200.000 VNĐ/lần tuỳ trung tâm).

Nếu phải kiểm định lại, lệ phí kiểm định sẽ được tính như sau:

• Kiểm định lại lần đầu và lần hai trong cùng ngày: Miễn phí.
• Kiểm định lại từ lần thứ ba hoặc kiểm định lại sau 1 ngày nhưng trong vòng 7 ngày: 50% mức phí ban đầu.
• Kiểm định lại sau 7 ngày: tính phí như lần đăng kiểm mới.

Những lưu ý quan trọng khi đi đăng kiểm xe

Để quá trình đăng kiểm xe ô tô diễn ra thuận lợi và tránh rắc rối, chủ xe cần lưu ý những điểm sau:

• Kiểm tra toàn bộ đèn: Pha/cốt, xi nhan, đèn phanh, đèn soi biển số phải hoạt động tốt. Đèn hỏng có thể khiến xe bị từ chối đăng kiểm.
• Lốp xe: Phải đảm bảo đúng chủng loại, đủ gai, không nứt vỡ, không sử dụng lốp sai quy cách thiết kế.
• Gạt nước và kính chắn gió: Cần gạt nước hoạt động ổn định, lưỡi cao su không rách. Kính chắn gió không được nứt lớn, mờ làm chắn tầm nhìn.
• Hệ thống phanh, lái: Khả năng vận hành ổn định, không bị rít, kẹt, rò rỉ dầu; phanh hoạt động hiệu quả, không có lỗi kỹ thuật nghiêm trọng.
• Kiểm tra gầm xe, ống xả: Không rò rỉ dầu hay hỏng hóc làm ô nhiễm môi trường.
• Không tự ý thay đổi kết cấu xe: Nếu lắp thêm cản trước, baga, đèn phụ, body kit hoặc thay đổi kích thước không đúng thiết kế xe, phương tiện sẽ bị từ chối đăng kiểm và có thể bị xử phạt.
• Tuân thủ hạn đăng kiểm: Theo dõi thời hạn và đi đăng kiểm kịp thời, tránh bị phạt vi phạm hành chính khi đăng kiểm muộn hoặc quá hạn.
• Vệ sinh xe trước khi kiểm định: Đặc biệt là biển số, kính, đèn và gầm xe giúp kỹ thuật viên kiểm tra nhanh và dễ phát hiện lỗi.
• Bảo dưỡng định kỳ: Bảo dưỡng xe thường xuyên giúp phát hiện sớm các lỗi nhỏ, giảm nguy cơ gặp sự cố khi đăng kiểm và tiết kiệm chi phí sửa chữa.
• Không để đồ cá nhân, vật dụng cản trở trong xe khi kiểm tra.
• Đến trung tâm đăng kiểm sớm hoặc đặt lịch trước để không phải chờ lâu trong giờ cao điểm.
• Đối với xe vừa mua hoặc xe cải tạo: Cần chuẩn bị thêm giấy tờ chứng nhận xuất xưởng hoặc giấy chứng nhận cải tạo đúng mẫu theo quy định mới nhất năm 2025.

Câu hỏi thường gặp về thủ tục đăng kiểm xe

Dưới đây là giải đáp nhanh những thắc mắc phổ biến về đăng kiểm xe ô tô:

Xe ô tô quá hạn đăng kiểm bao lâu thì bị phạt tiền?

• Nếu xe ô tô quá hạn đăng kiểm dưới 1 tháng, người điều khiển xe sẽ bị phạt tiền từ 3.000.000 đến 4.000.000 đồng; ngoài ra còn bị tước giấy phép lái xe từ 1 – 3 tháng.
• Nếu vượt quá hạn đăng kiểm trên 1 tháng, mức phạt từ 4.000.000 đến 6.000.000 đồng và cũng bị tước giấy phép lái xe từ 1 – 3 tháng.
• Chủ xe là cá nhân có thể bị phạt từ 4.000.000 – 6.000.000 đồng; tổ chức sở hữu xe bị phạt từ 8.000.000 – 12.000.000 đồng.

Lưu ý: Quá hạn dù chỉ 1 ngày cũng bị xử phạt.

Trường hợp ô tô bị từ chối đăng kiểm

Từ năm 2025, theo Nghị định 166/2024/NĐ-CP, có 6 trường hợp ô tô bị từ chối đăng kiểm:

• Vi phạm hành chính chưa xử lý: Đang có vi phạm giao thông nhưng chưa nộp phạt hoặc chưa hoàn thành nghĩa vụ pháp lý.
• Theo yêu cầu của cơ quan tố tụng: Xe liên quan đến vụ việc đang được điều tra hoặc giải quyết.
• Giả mạo giấy tờ xe: Phát hiện tài liệu, giấy tờ của xe bị làm giả.
• Chênh lệch giữa đăng ký xe và thực tế phương tiện: Xe thay đổi thông số kỹ thuật, màu sơn khác so với đăng ký hoặc thay đổi mà chưa chuyển đổi giấy tờ hợp lệ.
• Chưa thực hiện cấp đổi đăng ký xe sau cải tạo: Xe đã cải tạo nhưng chưa đổi đăng ký xe theo quy định.
• Giấy chứng nhận kiểm định hoặc tem kiểm định bị mất hoặc bị thu hồi.

Có thể đăng kiểm thay chủ xe được không?

Pháp luật cho phép cá nhân hoặc bên thứ ba thực hiện thủ tục đăng kiểm hộ chủ xe, tức là đi đăng kiểm thay người đứng tên sở hữu xe vẫn hợp lệ. Người mang xe đi đăng kiểm cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giấy tờ như chủ xe theo quy định.

Lưu ý: Người đi đăng kiểm thay cần xuất trình giấy tờ cá nhân (CMND/CCCD/hộ chiếu) và toàn bộ hồ sơ xe hợp lệ. Không cần giấy ủy quyền nếu chủ xe giao xe và giấy tờ đầy đủ.

Đăng kiểm xe ô tô là thủ tục bắt buộc, không chỉ đảm bảo phương tiện đủ điều kiện lưu thông mà còn góp phần giữ an toàn giao thông và bảo vệ môi trường. Việc nắm rõ đăng kiểm xe cần những giấy tờ gì, quy trình thực hiện, lệ phí cũng như các lưu ý quan trọng sẽ giúp chủ xe tiết kiệm thời gian, tránh rủi ro bị xử phạt và đảm bảo quyền lợi hợp pháp.